Verbetering van de internistische polikliniekbrief door een tijdbewakingssysteem en door systematische terugkoppeling door de huisarts

To establish if the letters from internists contain the information wanted by the GP and if the quality of these letters can be improved by a time control system and by systematic feedback from the GP to the internist.

Design

Questionnaire study.

Setting

Outpatient clinic for General Internal Diseases, University Hospital Nijmegen.

Method

The 284 GPs in the region were polled about their requirements for information in terms of speed and contents. Patient files were examined to find out to what extent the outpatient department met these requirements. The outpatient clinic physicians were informed of the findings. Subsequently a control system was introduced; every letter was accompanied by a postage-paid evaluation card inviting the GPs to comment. The findings obtained were reported back to the outpatient department physicians.

Results

GPs appreciated a preliminary report after the first outpatient visit (response rate: 70). In the final report, they particularly wanted information on diagnosis, treatment, management to be conducted and information given to the patient. The control system accelerated final reporting. Of the evaluation cards 75 were returned; the explanation concerning diagnosis and treatment was experienced as sufficient, while mention of the information given to the patient was not always found satisfactory.

Conclusion

The internists‘ letters did not optimally meet the GPs’ need of information. A ‘time control system’ accelerated the final reporting on newly referred patients. A systematic feedback of the GPs‘ opinions on the quality of the letters improved the alignment of the information provided with the GPs’ requirements.

Samenvatting

Doel

Vaststellen of de internistenbrieven de door de huisarts gewenste informatie bevatten en of de kwaliteit van die brieven kan worden vergroot door een tijdbewakingssysteem en een systematische terugkoppeling van de huisarts naar de internist.

Opzet

Enquêteonderzoek.

Plaats

Polikliniek voor Algemeen Inwendige Ziekten van het Academisch Ziekenhuis Nijmegen.

Methoden

De 284 huisartsen in de regio werden geënquêteerd over hun informatiebehoefte in termen van snelheid en inhoud. Via statusonderzoek werd nagegaan in hoeverre hieraan vanuit de polikliniek werd voldaan. De polikliniekartsen werden op de hoogte gesteld van de uitkomsten. Vervolgens werd een bewakingssysteem ingevoerd en werd aan iedere brief een gefrankeerde evaluatiekaart toegevoegd waarmee het commentaar van de huisarts werd gevraagd. De verkregen gegevens werden teruggekoppeld naar de polikliniekartsen.

Resultaten

Huisartsen apprecieerden een voorlopig bericht in aansluiting op het eerste poliklinische bezoek (enquêterespons: 70). In een definitief rapport wilden zij vooral informatie over de diagnose, de therapie, het te voeren beleid en de mededelingen die aan de patiënt gedaan waren. Het bewakingssysteem bespoedigde de totstandkoming van de definitieve rapportages. Van de evaluatiekaarten werd 75 teruggezonden; de toelichting op de diagnose en de therapie werd als voldoende ervaren; de vermelding van de mededelingen aan de patiënt bleek niet altijd bevredigend.

Conclusie

De internistenbrief sloot niet optimaal aan op de informatiebehoefte van de huisarts. Een ‘termijnbewakingssysteem’ bespoedigde de totstandkoming van de definitieve rapportages over de nieuw verwezen patiënten. Een systematische terugkoppeling over het oordeel van de huisarts over de kwaliteit van de brief bevorderde de aansluiting van de gegeven informatie op de behoefte van de huisarts.